Ten przewodnik jest dla organizatorów wycieczek szkolnych do Krakowa. Dostajesz gotowy workflow finansowy od T-30 dni do T+3 dni po powrocie, z prostymi wzorami i checklistami. Działa dla klas 1-3, 4-6 i 7-8 po drobnych korektach programu.
1. Plan ramowy i wstępny kosztorys T-30 do T-21 dni.
2. Zgody i regulaminy plus weryfikacja źródeł finansowania T-20 do T-14.
3. Zaliczki i rezerwacje usług T-14 do T-7.
4. Zamknięcie list i dopięcie płatności T-6 do T-3.
5. Dzień wycieczki z kontrolą kosztów w ruchu T0.
6. Zbieranie dokumentów i rozliczenie wewnętrzne T+1 do T+3.
7. Raport dla dyrektora i rodziców T+3 do T+7.
Pozycje programowe: bilety wstępu, lekcje muzealne, przewodnik lokalny.
Logistyka: transport miejski lub autokar, parking, opłaty drogowe, rezerwacje czasowe.
Wyżywienie i woda: lunch, boxy, dzbanki wody, ewentualnie herbata zimą.
Ubezpieczenie jeśli wymagane przez szkołę lub organ prowadzący.
Rezerwa operacyjna: 5 do 10 procent na nieprzewidziane wydatki.
Koszty wspólne: druki, opaski identyfikacyjne, materiały do zadań, opłaty przelewowe.
Środki zewnętrzne: dofinansowanie Rady Rodziców, sponsor, programy wsparcia.
Krok 1. Policz koszty stałe: przewodnik, bilety grupowe, rezerwacje. Zapisz brutto.
Krok 2. Policz koszty zmienne na osobę: przejazdy, bilety ucznia, lunch, ubezpieczenie.
Krok 3. Dodaj rezerwę operacyjną 5 do 10 procent.
Krok 4. Odlicz dofinansowanie i środki własne szkoły jeśli są.
Krok 5. Cena ucznia = zaokrąglij do pełnych 5 zł, żeby uprościć wpłaty.
Formuła przykładowa: CenaU = zaokrąglenie_5zł((KosztyStałe + KosztyZmienneNaOsobę x Nuczniów + Rezerwa - Dofinansowanie) ÷ Nuczniów).
Założenia do podmiany: 44 uczniów + 4 dorosłych. Program miejski bez autokaru. 2 płatne wejścia. Lunch z pre-orderem.
Koszty stałe: przewodnik 1 dzień, rezerwacje sal, materiały do gier.
Koszty zmienne uczeń: 24 h bilet miejski albo dwa bilety 60 min, 2 bilety wstępu ulgowe, lunch szkolny, woda.
Rezerwa operacyjna 7 procent.
Dofinansowanie Rady Rodziców wpisane jako kwota minusowa.
Cena ucznia po zaokrągleniu do pełnych 5 zł. Wydrukuj wersję z kolumnami: pozycja, ilość, cena jednostkowa, wartość, kto płaci.
Założenia do podmiany: 40 uczniów + 4 dorosłych. Nocleg w hostelu, śniadanie, dwa lunche, 3 wejścia, przejazdy miejskie, ewentualny autokar podmiejscowy.
Dodatkowe pola w kosztorysie: depozyt za nocleg, pościel, opłata klimatyczna jeśli występuje, koszt sali śniadaniowej, dodatkowa rezerwa na transport.
Zasada dwóch rezerw: 7 procent na dzień 1 i 5 procent na dzień 2, bo niepewność rośnie wraz z dystansem w czasie.
Źródła: wpłaty rodziców, Rada Rodziców, sponsor, środki szkoły lub gminy, programy wsparcia.
Model rozliczenia w praktyce szkół: konto Rady Rodziców albo wydzielony rachunek szkoły. Każda wpłata powinna mieć tytuł zawierający klasę, imię ucznia i datę wycieczki.
Zaliczki: poproś rodziców o wpłatę zaliczki na etapie rezerwacji i zamówień. Reszta do T-3 dni.
Gotówka tylko wyjątkowo: jeśli płatność musi zajść na miejscu, wcześniej przygotuj koperty z kwotami i listę odbioru.
Lista uczestników i lista wpłat z podpisami rodziców lub potwierdzeniami przelewów.
Faktury i rachunki od usługodawców, a jeśli wydruk dokumentu nie jest możliwy, krótki opis wydatku na oświadczeniu z podpisami opiekunów w limicie przyjętym przez szkołę.
Bilety wstępu i potwierdzenia transakcji z aplikacji biletowych.
Numer rezerwacji, warunki rezygnacji, osoby kontaktowe u dostawców.
Dziennik wydatków w dniu wycieczki: data, godzina, kwota, pozycja, kto zatwierdził.
Pozycje wspólne rozkładaj równo na uczniów. Opiekunowie są zwykle finansowani z budżetu wycieczki, ale nie doliczaj im droższych posiłków niż uczniom.
Jeśli ktoś rezygnuje po T-3 dniach, stosuj zasadę zwrotu kosztów możliwych do odzyskania plus udział w kosztach wspólnych. Opisz to wcześniej w komunikacie do rodziców.
Zaokrąglaj cenę ucznia do 5 zł. Zmniejsza to błędy przy przelewach i przyspiesza księgowanie.
Kolumny: Pozycja, Ilość, Cena jednostkowa, Wartość, Płatnik, Potwierdzenie, Data płatności, Odpowiedzialny.
Wiersze obowiązkowe: przewodnik, bilety wstępu, rezerwacje, transport, lunch, woda, ubezpieczenie jeśli dotyczy, rezerwa, materiały, opłaty przelewowe.
Sumy kontrolne: suma kosztów, środki zewnętrzne, suma wpłat od rodziców, cena ucznia, nadwyżka lub niedobór 0 zł na koniec.
T-30 do T-21: opracowanie programu i kosztorysu, wniosek do dyrektora, rezerwacje wstępne.
T-20 do T-14: zgody rodziców, informacja o cenie i zasadach zwrotów, uruchomienie zbiórki wpłat.
T-13 do T-7: zaliczki dla usługodawców, finalizacja lunchu i biletów grupowych.
T-6 do T-3: zamknięcie list, dopięcie brakujących wpłat, przypomnienia do rodziców, wydruk listy wpłat.
T-2 do T-1: potwierdzenia godzin i liczebności, przygotowanie kopert i list kontrolnych.
T0: dowody zapłaty pod ręką, notatki wydatków bieżących, odbiór biletów.
T+1 do T+3: rozliczenie z dokumentami, raport do dyrektora, krótkie podsumowanie dla rodziców, zwrot ewentualnych nadpłat.
Start zbiórki: Drodzy Rodzice, cena ucznia wynosi [kwota]. Prosimy o zaliczkę [kwota] do [data] i dopłatę do [data]. Tytuł przelewu: Klasa [x], [Imię Nazwisko], Kraków [data]. Zasady zwrotów: zwracamy koszty możliwe do odzyskania oraz proporcję kosztów wspólnych.
Przypomnienie T-5: Przyjmujemy dopłaty do [data]. Prosimy o sprawdzenie danych w tabeli wpłat i zgłoszenie ewentualnych zmian.
Po rozliczeniu: Dziękujemy za współpracę. Koszt końcowy wyniósł [x], nadpłata [y] zostanie zwrócona do [data] lub przeznaczona na [cel], zgodnie z ustaleniami.
Gotówka w małej kwocie tylko do drobnych opłat. Reszta bezgotówkowo.
Paragony i bilety chowaj do jednej koperty z datą. Na odwrocie dopisz skrót pozycji z kosztorysu.
Jeśli pojawia się nieplanowany wydatek, użyj rezerwy. Zapisz przyczynę i osobę, która zatwierdziła wydatek.
Zestaw dokumentów: kosztorys, lista uczestników, lista wpłat, faktury i rachunki, bilety, ewentualne oświadczenia, krótkie podsumowanie merytoryczne.
Sumuj według tych samych pozycji co w kosztorysie, żeby rodzice widzieli przejrzyste mapowanie.
Jeśli masz nadpłatę, zaproponuj zwrot albo uzgodniony cel klasowy. Jeśli powstał niedobór, wyjaśnij przyczynę i sposób pokrycia zgodnie z zasadami przyjętymi wcześniej.
Zbyt mała rezerwa finansowa. Daj minimum 5 procent, a najlepiej 7 do 10 przy programie z wieloma wejściami.
Brak jednej tabeli kontrolnej. Wszystko w jednym arkuszu z kolumną Potwierdzenie.
Ustalanie ceny ucznia bez dopiętych rezerwacji. Najpierw potwierdzenia, potem komunikat o cenie.
Brak jasnych zasad zwrotów. Wpisz je do pierwszego komunikatu do rodziców.
Rozliczanie gotówką bez pokwitowań. Każda złotówka musi mieć ślad.
Low cost miasto pieszo: komunikacja miejska, dwa krótkie wejścia, lunch box. Najniższe ryzyko czasowe.
Standard miejski: 2 do 3 wejść, przewodnik, lunch w lokalu, bilety 24 h.
Rozszerzony z noclegiem: hostel, 3 do 4 wejść, dwa lunche, śniadanie, wieczorny spacer z przewodnikiem.
Arkusz kosztorysu: pozycja, ilość, cena jednostkowa, wartość, płatnik, potwierdzenie.
Lista wpłat: imię i nazwisko, zaliczka, dopłata, data wpływu, notatka.
Lista faktur i rachunków: dostawca, pozycja, kwota brutto, data, numer dokumentu.
Komunikaty do rodziców: start zbiórki, przypomnienie, rozliczenie.
Raport końcowy: podsumowanie kosztów, zdjęcie tabeli, wnioski na kolejne wyjście.
Czy cena ucznia zawiera koszt opiekunów: tak, ale nie podnoś standardu ich posiłków względem uczniów. Równość buduje zaufanie.
Co w razie rezygnacji tuż przed wyjazdem: zwracamy koszty możliwe do odzyskania i rozliczamy uczciwie udział w kosztach wspólnych. Informuj o tym na starcie.
Czy można przyjmować wpłaty w gotówce: najlepiej unikać. Jeśli musisz, rób pokwitowania i wpis do listy wpłat w tym samym dniu.
Jak raportować rodzicom: jedna strona PDF z tabelą kosztów i krótkim podsumowaniem. Transparentność skraca dyskusje.
Co z dofinansowaniem: księguj je jako oddzielną pozycję minusową. Rodzice widzą wtedy realny spadek ceny ucznia.
Doświadczony przewodnik zabezpiecza program tak, aby kosztorys był przewidywalny. Wiesz kiedy wchodzić, jak dzielić grupy, gdzie uniknąć dopłat i jak spiąć czasy wejść z lunchem. Zarezerwuj zwiedzanie z Małgorzatą Kasprowicz i dostaniesz wzory kosztorysu, komunikaty do rodziców i kontrolę czasu, która ratuje budżet.
