Ten artykuł to gotowiec dla organizatorów wycieczek szkolnych w Krakowie. Dostajesz komplet narzędzi: jak wybrać nocleg, o co zapytać przed rezerwacją, jak ułożyć rooming list, co powiedzieć klasie po zameldowaniu i jak zorganizować cichą noc bez krążenia po korytarzach.
Działa dla klas 1-3, 4-6 i 7-8 po drobnych korektach liczby opiekunów na piętro i długości ciszy nocnej.
1. Układ pokoi i pięter - ile pokoi obok siebie dostanie klasa i czy opiekun może spać drzwi w drzwi z uczniami.
2. Wejścia i wyjścia awaryjne - gdzie są klatki schodowe, wyjścia na zewnątrz i czy jest nocny personel.
3. Cisza nocna - konkretne godziny i sposób egzekwowania. Zapytaj o procedurę przy naruszeniach.
4. Śniadanie - godziny, pojemność sali, możliwość dwóch tur oraz lunch boxy na wynos przy wczesnym wyjeździe.
5. Depozyt i szkody - czy jest kaucja, w jakiej formie i kiedy jest rozliczana. Ustal wspólnie protokół odbioru pokoi.
6. Magazyn bagażu - czy można przechować plecaki przed check-in i po check-out, jak wygląda dostępność i zasady.
7. Dostępność - winda, podjazdy, pokoje przystosowane, prysznice z niskim progiem, toalety w zasięgu.
8. Bezpieczeństwo elektryczne - gniazdka, przedłużacze, zasady dla czajników i suszarek. Zapytaj czy obiekt udostępnia własne.
9. Zasady dla grup - czy obowiązują dodatkowe regulaminy, np. kod postępowania, zakaz przestawiania łóżek, polityka kuchni wspólnej.
10. Logistyka autokaru - miejsce krótkiego postoju przy drzwiach obiektu i opcje dłuższego parkowania w okolicy.
Układaj pokoje klastrami po 3-6 obok siebie na jednym korytarzu. Opiekun ma pokój na początku lub w środku klastra, drugi opiekun zamyka klaster przy klatce schodowej.
Rozdziel grupy głośniejsze i spokojniejsze na różne skrzydła lub piętra, jeśli to możliwe. W starszych klasach unikaj łączenia znajomych liderów opinii w jednym pokoju.
Oddziel chłopców i dziewczęta piętrem lub skrzydłem. Jeśli to niemożliwe, daj przynajmniej pokoje naprzemiennie z opiekunami w sąsiedztwie.
Nie wypełniaj do granic możliwości stref krańcowych korytarza. Zostaw jeden pokój buforowy na rogu dla opiekuna lub jako rezerwę na przetasowania.
Przy pokoju 4-6 osobowym zaplanuj jedną osobę spokojną jako „kotwicę” rytmu. W razie potrzeby rotuj miejsca w kolejnej nocy.
Kolumny: numer pokoju, piętro, imię i nazwisko ucznia, rola nocna (dyżurny światła, dyżurny okna), opiekun piętra, uwagi alergia/leki.
Zasada jawności wewnętrznej - wydruk dla opiekunów i recepcji. Uczniowie dostają tylko numer pokoju i piętro, bez danych innych osób.
Na odwrocie listy krótka siatka piętra z zaznaczonymi opiekunami i klatkami schodowymi.
1. Zbiórka pod wejściem, plecaki na ziemi, lista dokumentów w ręku opiekuna prowadzącego.
2. Wejście parami do lobby, równolegle do lady. Jeden opiekun przy recepcji, drugi opiekun pilnuje ciszy i kolejności.
3. Odbiór kart do pokoi i opasek lub identyfikatorów dla uczniów. Rozdajesz tylko przy wejściu na piętro, nie w lobby.
4. Klasyfikacja bagażu: duże walizki do magazynu, plecak dzienny do pokoju. Ustal godzinę i miejsce odbioru bagażu dużego po zwiedzaniu.
5. Krótki briefing bezpieczeństwa 60 sekund na korytarzu przed pokojami. Potem wejście do pokoi i 5 minut ciszy na rozpakowanie.
Wskazujesz najbliższe wyjścia, gaśnice i klatki schodowe. Mówisz głośno i krótko, pokazujesz ręką kierunki.
Zasada schodów - nigdy nie używamy windy przy ewakuacji. Drzwi od korytarza trzymamy zamknięte po wejściu do pokoju.
Okna uchylamy tylko na wietrzenie. Zero wspinania na parapety. Przedłużacze tylko od obiektu lub opiekuna.
Cisza nocna obowiązuje wszystkich, a po 5 minutach od jej rozpoczęcia nikt nie wychodzi z pokoju bez zgody opiekuna piętra.
Poruszamy się w kapciach lub miękkim obuwiu po piętrach. Drzwi domykamy, nie trzaskamy.
Korytarz to nie sala zabaw. Zabawy organizujemy w wyznaczonym miejscu lub na zewnątrz w ciągu dnia.
Wspólna kuchnia i stołówka - zostawiamy po sobie porządek, nie zabieramy cudzej żywności, nie gotujemy w pokojach.
Łazienka - prysznice do 5 minut, ręczniki wieszamy, kosz na śmieci wykorzystujemy według podziału.
Zero głośnych rozmów po godzinie ciszy nocnej. Telefon w trybie cichym. W razie potrzeby kontakt do opiekuna piętra.
Przed rozdaniem kluczy robisz 2 zdjęcia stanu pokoju i łazienki. Na kartce kontrolnej zaznaczasz uwagi widoczne od razu.
Po wyjeździe krótki obchód z pracownikiem. Jeśli coś jest uszkodzone, spisujesz protokół i wpisujesz do dziennika wycieczki. Uczniowie nie negocjują bez dorosłego.
Depozyt rozlicza tylko opiekun prowadzący po otrzymaniu informacji od recepcji. Ustal to z góry i miej jedną kopertę rezerwową na drobne naprawy.
T0 ciszy nocnej - obchód korytarza, drzwi zamknięte, światła w pokojach przygaszone. Zostawiasz karteczkę z numerem pokoju opiekuna na drzwiach klastra.
T+15 minut - cichy obchód i szybka korekta hałasu. Drzwi pokoju opiekuna uchylone na szerokość wizualnej kontroli korytarza.
T+45 minut - ostatni obchód, potem dyżur pasywny. Telefon opiekuna piętra w trybie głośnym, ale wibracje wyłączone.
W nocy zasada 2 dorosłych przy interwencji. Jeden rozmawia, drugi obserwuje korytarz.
Tura 1 szybka - uczniowie jedzą 15 minut i oddają naczynia. Tura 2 wchodzi gdy sala opustoszeje. Opiekun przy wejściu pilnuje płynności.
Po śniadaniu pakowanie i wyniesienie dużych bagaży do magazynu. W pokojach zostają tylko plecaki dzienne jeśli program wymaga powrotu.
Check-out robi opiekun prowadzący i jeden opiekun piętra. Uczniowie schodzą na zbiórkę pod obiekt, a klucze oddają rzecznikami pokoju.
Lista alergii i leków jest tylko u opiekunów. W pokojach nie ma kartek z medycznymi danymi.
Leki wydaje wyznaczony dorosły o ustalonej godzinie. Uczeń przychodzi z rzecznikiem pokoju i notujesz podanie w dzienniku.
Przy silnych alergiach ustalasz z obiektem dostęp do kuchni lub oddzielną przestrzeń na przechowanie produktów w lodówce.
Pokoje z możliwie niskimi progami i blisko windy dla osób potrzebujących. Na piętrze z takimi pokojami śpi opiekun wspierający dostępność.
Prysznice z matą antypoślizgową, lampka nocna dla każdego łóżka, przedłużacze tylko z listy obiektu lub od opiekuna.
Latarka w telefonie to standard, ale miej jedną małą latarkę na piętro na wypadek testu alarmu lub chwilowej awarii prądu.
Korzystamy w wyznaczonych godzinach. Gotujemy prosto i sprzątamy po sobie natychmiast.
Nie przynosimy jedzenia do pokojów. Przechowujemy w wyznaczonych miejscach, podpisane imieniem.
Nie dotykamy cudzych półek i naczyń. Jeśli coś się rozlało, czyścimy od razu albo prosimy o pomoc personel.
Zapytanie o dostępność: Dzień dobry, planujemy nocleg grupy szkolnej [liczba uczniów] + [liczba opiekunów] w terminie [data]. Interesują nas pokoje w jednym korytarzu lub na jednym piętrze, cisza nocna od [godzina], śniadanie w dwóch turach i możliwość przechowania bagażu. Proszę o informację o dostępności, kaucji i zasadach dla grup.
Potwierdzenie rezerwacji: Potwierdzam nocleg w dniu [data] dla [liczba] uczniów i [liczba] opiekunów. Proszę o rozkład pokoi, godziny śniadań, dane do płatności, warunki kaucji i kontakt nocny. Wyślemy rooming list i dane opiekunów w [data].
Przypomnienie T-1: Dzień dobry, potwierdzam jutrzejszy przyjazd o [godzina]. Przywozimy [liczba] uczniów, [liczba] opiekunów, 2 tury śniadania. Osoba kontaktowa na miejscu [imię, telefon]. Poprosimy o przygotowanie klastrów pokoi według załączonej listy.
Brak klastra pokoi i rozrzucenie grupy po piętrach - utrudnia kontrolę i zwiększa hałas. Zawsze proś o pokoje obok siebie.
Nieuzgodniona cisza nocna - bez twardej godziny obie strony zgadują. Ustal i ogłoś to uczniom i rodzicom.
Brak rezerwy czasowej na śniadanie - jedna tura 40 osób to chaos. Wprowadź dwie tury po 15-20 minut.
Depozyt bez protokołu - rób zdjęcia przy zameldowaniu i zdawaniu pokoju. Jedna kartka na pokój ratuje rozmowy.
Brak magazynu bagażu - przed check-in ustaw bagaże w jednym miejscu i spisz zasady dostępu, żeby uniknąć szukania plecaków.
Wejście na piętro: STOP - ZBIÓRKA - CISZA. Krótki briefing, rozdanie kart do pokoi, wejście parami.
Wieczór: 3 ciche obchody korytarza w odstępach 15 minut. Po ostatnim obchodzi dyżur pasywny.
Rankiem: tura 1 śniadanie, tura 2 śniadanie, pakowanie, magazyn bagażu, check-out rzecznicy pokoi.
Przyjazd przed godziną zameldowania - bagaż do magazynu, spacer po okolicy, szybkie zadanie w parach i wejście do pokoi dopiero po sygnale recepcji.
Awaria w pokoju - zgłasza rzecznik, nie cała grupa. Uczniowie przechodzą do pokoju rezerwowego jeśli jest, a opiekun z personelem zajmuje się usterką.
Hałas z zewnątrz lub innych gości - opiekunowie rozmawiają z recepcją i proszą o zmianę piętra lub wymianę pokoi w klastrze. Uczniowie zostają w pokojach.
Rooming list: numer pokoju, piętro, imiona, role, opiekun piętra, uwagi.
Briefing 60 sekund: wyjścia awaryjne, schody, zasada wind, cisza nocna, kontakt do opiekuna.
Protokół szkód: 2 zdjęcia, lista uwag, podpis opiekuna i recepcji przy wejściu i wyjściu.
Śniadanie w dwóch turach: godziny, listy stołów, rzecznik stołu, zasady porządkowe.
Magazyn bagażu: strefa, godzina odbioru, dyżurny, sposób oznaczania plecaków.
Czy brać kaucję z góry od rodziców: najlepiej mieć małą rezerwę klasową i jasny protokół szkód. Rozliczasz po powrocie na podstawie protokołu.
Czy wolno gotować w pokojach: nie. Jeśli obiekt ma kuchnię wspólną, korzystamy tylko tam i sprzątamy od razu.
Czy można łączyć pokoje przez przestawianie łóżek: unikaj. Sprzęt jest inwentarzem obiektu i łatwo o szkody.
Czy uczniowie mogą odwiedzać inne pokoje wieczorem: do godziny X tak, po X zamykamy drzwi i komunikujemy się tylko przez rzecznika.
Co z praniem i suszeniem ubrań: używamy pralni lub wyznaczonej suszarni. Zero sznurków i suszenia na grzejnikach.
Przewodnik ustala z obiektem klaster pokoi, plan śniadań i magazyn bagażu, a wieczorem pomaga utrzymać harmonogram ciszy nocnej bez spin. Dzięki temu nauczyciel i trójka klasowa skupiają się na klasie, a nie na recepcji. Zarezerwuj zwiedzanie z Małgorzatą Kasprowicz - dostaniesz szablony list, protokoły i gotowe komunikaty, które sprawiają, że noc w Krakowie jest spokojna, a poranek zorganizowany.
