Ten artykuł jest dla organizatorów wycieczek szkolnych do Krakowa, którzy chcą pewnie ogarnąć rezerwacje atrakcji: zamek, muzea, wystawy czasowe, podziemia i spacery po mieście. Dostajesz timeline działań, gotowe szablony maili i telefonów, sposób dzielenia klasy na grupy wejściowe, kontrolę list i plan B na opóźnienia. Zero zgadywania, wszystko krok po kroku.
1. Ustal cel edukacyjny i wiek grupy - decyduje o doborze ekspozycji i długości wejść.
2. Zbierz dane klasowe - liczebność, opiekunowie, alergie, potrzeby dostępnościowe.
3. Wybierz 2-3 atrakcje główne i 1-2 krótsze przystanki w drodze.
4. Sprawdź dostępność i zasady grupowe - godziny, pojemność wejść, płatności, zasady bagażu.
5. Złóż rezerwacje i potwierdź je pisemnie - mail i numer rezerwacji do arkusza.
6. Zaplanuj podział klasy na tury i trasy dojścia - z timingiem co do 5 minut.
7. Przygotuj plan B-C-D - alternatywne kolejności, krótkie pauzy w cieniu, przeniesienie lunchu.
T-30 do T-21 dni - rezerwacje głównych atrakcji. Ustal widełki godzin przyjazdu. Przy grupie 25-50 osób planuj 2 tury po 45-60 minut zamiast jednej długiej. Poproś o warunki rezygnacji i sposób płatności.
T-20 do T-14 dni - potwierdź wstępny harmonogram i podział na podgrupy. Zbierz zgody rodziców, alergie, uwagi dostępnościowe. Zamów lunch lub boxy. Zbierz telefony do opiekunów pomocniczych.
T-13 do T-7 dni - doprecyzuj godziny wejść, sprawdź drogę dojścia, punkty zbiórek i ewentualny depozyt. Wyślij do rodziców krótką informację co bierzemy i jak się ubrać.
T-6 do T-3 dni - zamknij listy. Wyślij do atrakcji finalną liczebność i imiona opiekunów. Przygotuj identyfikatory ról w klasie i dziennik wycieczki.
T-2 do T-1 dzień - przypomnienie mailowe do atrakcji z godziną podjazdu i numerem telefonu do osoby prowadzącej. Wydrukuj plan dnia, mapkę pętli i plan B. Sprawdź prognozę i ustaw mikrokorekty czasu.
Liczba osób na turę i maksymalna pojemność sali. Czy dzielić klasę na 12-15 osobowe podgrupy.
Czas jednego wejścia i przerwy między turami. Czy da się rozpocząć drugą turę 10 minut po pierwszej.
Sposób zakupu biletów - online, przelew, rachunek zbiorczy, płatność na miejscu.
Zasady bagażu - plecaki, butelki wody, kurtki. Czy jest szatnia i jak długo trwa jej obsługa.
Zasady zdjęć i nagrań - czy można, gdzie nie można, czy potrzebne zgody.
Dostępność - winda, podjazdy, miejsca siedzące na przerwy, toalety dostępne.
Kontakt awaryjny w dniu wizyty i wskazówki dojścia od przystanku lub parkingu.
Model 2x25 - klasa 50 osób dzielona na dwie tury po 25. Tura A wchodzi o 10:00, Tura B o 10:15. Po 45-60 minutach zamiana lub przejście do kolejnego punktu.
Model 3x16 - dla ciasnych ekspozycji. Trzy krótkie tury po 30-40 minut. Kluczowe, by pozostałe podgrupy miały ciche zadania w cieniu i jasny punkt zbiórki.
Role w podgrupie - pilot, zegarmistrz, kronikarz i rzecznik. Role rotują co zadanie, co utrzymuje uwagę bez podnoszenia głosu.
Zasada wejścia i wyjścia - zawsze tą samą trasą, bez wyprzedzania, z liczeniem par i krótką pauzą na wodę tuż za drzwiami.
Zapytanie o dostępność: Dzień dobry, planujemy wizytę grupy szkolnej [liczba uczniów] + [liczba opiekunów] w dniu [data] w przedziale [godzina-od] - [godzina-do]. Interesuje nas wejście w 2 turach po [liczba] osób. Proszę o informację o dostępności, czasie wejścia, zasadach bagażu i płatnościach grupowych. Kontakt w dniu wizyty: [telefon].
Potwierdzenie rezerwacji: Potwierdzam rezerwację dla grupy szkolnej [nazwa szkoły, klasa] na [data, godzina]. Liczebność: [liczba] uczniów + [liczba] opiekunów. Podział: [tury i godziny]. Proszę o przesłanie regulaminu odwiedzin grup i danych do płatności. Do zobaczenia.
Przypomnienie T-1: Dzień dobry, potwierdzam jutrzejsze wejścia: [godziny i tury]. Nasz kontakt w dniu wizyty: [imię, telefon]. Przyjeżdżamy ok. [godzina], punkt zbiórki ustawiamy [krótkie miejsce]. Jeśli cokolwiek się zmieni, proszę o SMS pod ten numer.
1. Przedstaw się i powiedz, że dzwonisz w sprawie grupy szkolnej w Krakowie w [data].
2. Zapytaj o okna czasowe i pojemność - ile osób realnie wejdzie komfortowo.
3. Dopytaj o bagaże, zdjęcia, toalety i płatności.
4. Ustal kontakt dyżurny w dniu wizyty i potwierdź, że wyślesz mail z podsumowaniem rozmowy.
5. Po rozmowie wyślij mail potwierdzający i dodaj numer rezerwacji do arkusza.
Nazwa atrakcji, adres, osoba kontaktowa, telefon dyżurny.
Data i godziny wejść, czasy przejścia z poprzedniego punktu i do następnego.
Liczebność tur i podział na grupy, imiona opiekunów przy każdej turze.
Zasady bagażu, zdjęć, płatności, dostępności i toalety w pobliżu.
Plan B na wypadek opóźnienia, braków w obsadzie lub zamknięcia sali.
Kolumna do odhaczania przy wejściu, wyjściu i rozliczeniu finansowym.
Wejście techniczne 5 minut - zbiórka w cieniu, butelka wody, przypomnienie roli fotografa zespołu.
Zwiedzanie 30-60 minut - krótkie pauzy na pytania, tempo równe do najwolniejszych.
Wyjście 5 minut - liczenie par przy drzwiach, jedno zdanie podsumowania, 2 łyki wody.
Przejście do kolejnego punktu 10-15 minut - trasa boczna, bez przeciskania.
Rezerwa 10 minut co 90 minut - bufor na toalety, niespodziewane kolejki i zaskoczenia pogody.
Zbierz przed wyjazdem informacje o potrzebach dostępnościowych i wprowadź je do arkusza. Zaznacz windy, podjazdy i ciche pokoje, jeśli są.
Alergie i diety - oznacz uczniów w podgrupach, poinformuj wcześniej prowadzącego. Woda bez gazu zawsze na start i przy wyjściu.
Mikroprzerwy w cieniu zamiast jednej długiej pauzy w hałaśliwym miejscu. To trzyma uwagę i energię.
Fotograf zespołu robi 2 ujęcia na zadanie, reszta odkłada telefony. Zdjęcia w kadrze poziomym, bez twarzy postronnych osób.
Kronikarz podgrupy zapisuje po 1 zdaniu na punkt i godzinę. Dzięki temu raport po wycieczce składa się w 10 minut.
Prezentacje klasowe robimy na końcu dnia w cichym punkcie lub w autokarze, nie w trakcie przejść.
B - zamiana kolejności punktów: najpierw spacer lub dziedziniec, potem wejście, gdy fala minie.
C - skrócenie jednej tury i dołożenie cichego zadania na zewnątrz dla drugiej połowy klasy.
D - przeniesienie lunchu o 20 minut i skorzystanie z zadaszenia najbliższej arkady lub holu. Zawsze komunikuj to jednym SMSem do rodziców po bloku, nie w trakcie przeprawy.
Przed wejściem: STOP - ZBIÓRKA - CISZA. Liczenie par i przypomnienie zasady zdjęć.
Wejście: pary blisko, bez wyprzedzania, pilot przy prowadzącym.
W środku: pytania na koniec sali, nie w przejściu. Głośność na poziomie szeptu.
Wyjście: pary zbierają się przy drzwiach, 2 łyki wody, informacja co dalej i którędy idziemy.
Czy lepiej jedna długa tura czy dwie krótsze: dwie krótsze zwykle trzymają uwagę i logistykę w ryzach.
Czy dzielić według zainteresowań: nie w mieście, lepiej według tempa chodzenia i potrzeb dostępnościowych.
Co z młodszymi klasami: skróć wejścia, zwiększ liczbę mikroprzerw i pozwól na więcej zadań dotykowych tam, gdzie to dozwolone.
Czy brać audioprzewodniki: tylko jeśli masz pewność, że obsłużysz słuchawki i wymianę urządzeń bez opóźnień.
Lista rezerwacji: nazwa atrakcji, godzina, tury, kontakt, zasady bagażu i zdjęć.
Karty podgrup: imiona, role, punkt wejścia i wyjścia, numer telefonu do opiekuna.
Skrypty komunikatów: wejście, wyjście, zmiana planu, SMS do rodziców.
Mapa pętli: 3 punkty cienia, 2 toalety, 1 zadaszenie awaryjne.
Dziennik wycieczki: godziny wejść i wyjść, krótkie podsumowania zadań, co działało najlepiej.
Przed wyjazdem: Drodzy Rodzice, mamy potwierdzone wejścia do [atrakcje] w godzinach [x-y]. Prosimy o wygodne buty, warstwowe ubranie, pelerynę, wodę 0,5-1 l. Telefony w trybie cichym, zdjęcia robi fotograf zespołu. W razie pytań kontakt: [telefon].
W dniu wizyty przy zmianie planu: Dzień dobry, z powodu natłoku gości zamieniamy kolejność punktów. Dzieci w cieniu, wszystko według planu B. Nowe godziny: [x-y].
Po wizycie: Dziękujemy za dzisiejszy dzień. Zrealizowaliśmy [punkty], dzieci dostały zadania w parach i pięknie współpracowały. Do zobaczenia na kolejnych wyjazdach.
Rezerwacja jednej długiej tury dla całej klasy - zamień na 2-3 krótsze, unikniesz rozciągania i hałasu.
Brak marginesu czasowego - wstaw 10 minut rezerwy co 90 minut.
Zbyt późne potwierdzenia - przypomnij T-1 dzień i zapisz numer telefonu dyżurnego.
Brak planu B - miej alternatywną kolejność i zadaszony punkt odpoczynku.
Zdjęcia w marszu - przenieś fotografię na moment zbiórki. To od razu uspokaja korytarze.
Przewodnik zna realną pojemność sal i rytm dnia w Krakowie. Ustawi okna czasowe, podział na tury i przejścia między punktami tak, aby klasa miała jak najwięcej treści przy najmniejszym zmęczeniu. Nauczyciel i trójka klasowa skupiają się na dzieciach, a nie na telefonach i kasach. Zarezerwuj zwiedzanie z Małgorzatą Kasprowicz - poprowadzimy rezerwacje, przygotujemy arkusze kontroli, role i plan B-C-D pod Twoją klasę.
